Kirjanpidon rakenne

Mitä on kirjanpito ja mistä se koostuu?

Kirjanpidon tehtävänä on tuottaa tietoa yrityksen taloudellisesta tilanteesta niin yritykselle itselleen kuin myös ulkoisille sidosryhmille (verottaja, pankki, sijoittaja, yms.).

Kirjanpito kulkee alusta “loppuun” seuraavasti:

1. Kirjanpito alkaa liiketapahtumasta, esimerkiksi kahvin myynti tai vaikka kahvipaketin osto

2. Tästä tapahtumasta on oltava tosite (kuitti, lasku, sopimus, jne.), jolla todennetaan liiketapahtuma tapahtuneeksi.

3. Kun tosite on olemassa, voidaan siitä tehdä kirjaus kirjanpidossa. Esimerkiksi kahvin myynti kirjattaisiin yrityksen myynteihin. Kirjauksen yhteydessä arvonlisävero-osuus (ALV-osuus) eritellään kirjanpidossa. NoCFO tekee tämän automaattisesti, kunhan sinulla on oikea ALV-prosentti sekä ALV-käsittely valittuna.

4. Tämän ja kaikkien muiden tilikauden (eli yleensä vuoden) aikana tapahtuneiden kirjausten pohjalta muodostetaan aikaan tilinpäätös, joka toimii THE raporttina kaikille ulkopuolisille sidosryhmille. Myös muita raportteja näistä kirjauksista voi laatia jo aiemmin esim. kuukauden välein

Tiivistetysti kirjanpitoa tehdään siis liiketapahtumien tositteiden pohjalta ja niistä voidaan muodostaa erilaisia raportteja, jotka kertovat yrityksen sen hetken tilasta. Simple as that.

Siirrytään sitten ehkä hieman lähemmäs käytännön kirjanpidon tekemistä. NoCFO lähtökohtaisesti tekee kirjanpidon aina kahdenkertaisena. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tehdään kirjaukset pelkästään tuloista ja menoista eli laaditaan ainoastaan Tuloslaskelma (raportti, joka koostuu yhtiön tuloista ja menoista). Yhdenkertainen kirjanpito sopii vain toiminimiyrittäjille.

Lähtökohtaisesti kahdenkertainen kirjanpito on kuitenkin aina parempi myös toiminimiyrittäjille, jos se on mahdollista/kannattavaa tehdä. Kahdenkertainen kirjanpito ottaa lisäksi huomioon yhtiön varat ja velat, joista kertoo raportti nimeltä Tase.

Tase ja Tuloslaskelma

Tuloslaskelma ja Tase ovat yrityksen kaksi tärkeintä raporttia, jotka jokaisen yrittäjän tulisi tuntea ja tietää mistä ne koostuvat. Lyhyesti Tase näyttää yrityksen varat, velat ja oman pääoman määrän tietyllä ajanhetkellä (usein tilikauden viimeinen päivä esim. 31.12). Tuloslaskelma taas kertoo tietyltä aikaväliltä (esim. koko tilikaudelta 1.1. – 31.12.) yrityksen tulot ja menot, joista saadaan laskettua tilikauden voitto (jos tulot>menot) tai tappio (jos menot >tulot). Hypätään suoraan syvään päätyyn näiden tärkeiden raporttien kanssa ja katsotaan mistä ne koostuvat.

Tase: Varat

Taseen ensimmäinen puolikas eli Vastaavat kertoo yrityksen varallisuuden (tilinumerot väliltä 0-2000 ovat näitä tilejä). Taseen toinen puolisko taas kertoo millä nämä varat ovat rahoitettu. Taseen varat voidaan jakaa edelleen kahteen osa-alueeseen:

1. Pysyvät vastaavat, joita ovat esimerkiksi kiinteistöt, kalustot, patentit eli ne ovat nimensä mukaisesti yrityksen pitkäaikaisessa omistuksessa olevia varoja

2. Vaihtuvat vastaavat, joita ovat esimerkiksi yrityksen aine- ja tarvikevarasto, saamiset sekä rahat ja pankkisaamiset, eli ne ovat lyhyt aikaisempia varallisuuseriä kuin pysyvät vastaavat

Tase: Oma pääoma

Taseen Vastattavaa puoli kertoo miten yllä mainitut yrityksen varat on rahoitettu. Vastattavaa on jaettu Omaan pääomaan sekä Vieraaseen pääomaan (eli Velat). Oma pääoman koostuu yritykseen sijoitetusta pääomasta (esim. osakepääoma, sijoitetun vapaan oman pääoman rahasto), arvonkorotuksista ja yritykseen kertyneistä voittovaroista aiemmilta ja nykyiseltä tilikaudelta.

Tase: Velat

Taseeen Vastattavaa jälkimmäinen puolisko koostuu Vieraasta pääomasta eli veloista. Velat koostuvat yrityksen ulkopuolisilta lainatuista rahoituseristä kuten esimerkiksi ostoveloista ja pankkilainasta. Velkaan liittyy yleensä takaisinmaksuvelvollisuus sekä siitä voi joutua maksamaan rahoituskustannusta eli korkoa. Vieras pääoma jaetaan yleensä:

1. Pitkäaikaiseen (takaisinmaksuaika yli vuoden kuluttua) ja

2. Lyhytaikaiseen vieraaseen pääomaan (takaisinmaksu vähintään vuoden sisällä)

Tuloslaskelma: Tulot

Kuten mainittua aiemmin, tuloslaskelma kertoo yrityksen tulot ja menot tietyltä aikaväliltä. Tuloslaskelman tuloista yleisin ja tutuin on varmasti Liikevaihto, joka on myyntituottojen yhteenlaskettu summa (arvonlisäveroton summa).

Muita tuloja Tuloslaskelmassa ovat esimerkiksi Liiketoiminnan muut tuotot sekä Rahoitustuotot. Liiketoiminnan muut tuotot pitävän sisällään lähes kaikki muut myyntituotot, jotka eivät kuulu yrityksen ns. core-bisnekseen (esim. auton myyntivoittotulo olettaen, että yritys ei ole autokauppias). Rahoitustuottoihin taas kirjataan esimerkiksi korkotuotot, sijoitustuotot ja esimerkiksi myyntisaamisten viivästyskorkotuotot.

Tuloslaskelma: Menot

Tuloslaskelman menoerät voidaan jakaa useampaan osaan menoeriä on paljon erilaisia, mutta yleisimmät ovat:

• Materiaalit ja palvelut

• Henkilöstökulut

• Poistot ja arvonalentumiset

• Liiketoiminnan muut kulut

• Rahoitustuotot ja -kulut

• Tuloverot

Menoeriä voidaan vielä edelleen jakaa pienempien väliotsikoiden alle. Erityisesti liiketoiminnan muut kulut jaetaan yleensä esimerkiksi toimitila-, ajoneuvo-, markkinointikuluihin sekä muutamiin muihin.