Kirjanpito käytännössä

Tässä pikaoppaassa esitellään ja ohjataan kirjanpidon tekeminen tilikauden aikana maksuperusteisesti. Tilikauden päättyessä kirjanpito muutetaan kuitenkin suoriteperusteiseksi tilinpäätöskirjausten avulla. Tämä on melko yleinen ja yksinkertainen pienyritysten tapa tehdä kirjanpitoa, minkä takia keskitymme tässä pikaoppaassa siihen.

Step 1: Kaiva esiin pankkitiliote tai muu rahaliikenteen raportti

Pankkitiliotteen tai muun rahaliikenneraportin kuten kassaraportin pohjalta on helppo tehdä kirjanpitoa maksuperusteisesti. Pankkitiliotteelta kirjauksia tehdessä voi olla kannattavaa tehdä kirjanpito kuukausittain, koska yleensä tiliotteet muodostuvat myös kuukausittain.

Ensimmäiseksi pankkitiliotteelta kannattaa tarkastaa kauden eli kuukauden alkusaldo, joka yleensä näkyy pankkitiliotteen ensimmäisen sivun yläreunassa. Saldon eli pankkitilillä kuukauden alussa olevan rahamäärän tulisi vastata sitä, joka näkyy myös kirjanpidon taseraportilla kyseisen kirjanpitotilin kohdalla (eli tässä tapauksessa esim. 1910 Pankkitili kohdalla).

Step 2: Tapahtumien kirjaus

Kun olet tarkastanut, että pankkitilin saldo täsmää kirjanpidossa olevaan arvoon, voit aloittaa tapahtumien syöttämisen. Aloita aina tiliotteen ensimmäisestä tapahtumasta ja käsittele jokainen tiliotteen tapahtuma kerrallaan läpi. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa pankkitilin kirjanpitotili pysyy aina samana koko tiliotteen tapahtumien syötön ajan (esim. 1910 Pankkitili).

Kun pankkitilille tulee rahaa, kirjataan ensin summa pankkitilin Debet-puolelle ja sen jälkeen vastakirjaus toiselle tilille (esim. Myynti) Kredit-puolelle. Vastaavasti kun pankkitililtä lähtee rahaa, kirjataan ensin summa pankkitilin Kredit-puolelle ja sen jälkeen vastakirjaus toiselle tilille (esim. Ostot) Debet-puolelle. Kun käytät NoCFO:n Osto- tai Myyntitapahtumia tapahtumia syöttääksesi, voit vain valita aina maksutavaksi Pankkitilin.

Huomioi, että jos sinulla on useampi pankkitili, tulisi jokaiselle pankkitilille olla myös oma kirjanpidon tilinsä (esim. 1910 Nordea ja 1920 Handelsbanken). Edellä mainittu tapahtumien kirjaus onnistuu yhtälailla myös kassaraporttien syöttämiseen, jolloin tilinä on yleensä esimerkiksi 1900 Käteisvarat.

Step 3: Välicheckit

Kun teet kirjanpitoa tiliotteen pohjalta, muista syöttää kaikki tiliotteella olevat tapahtumat. Voit esimerkiksi avata ne PDF:nä ja merkata aina jonkin merkin tapahtuman kohdalle, kun se on syötetty kirjanpitoon.

Lopuksi syötettyäsi kaikki tiliotteen tapahtumat, tarkasta pankkitiliotteelta kuukauden loppusaldo. Saldo pitäisi löytyä tiliotteen viimeiseltä tai toiseksi viimeiseltä sivulta tiliotetapahtumalistauksen jälkeen. Loppusaldon tulisi täsmätä kirjanpidossa olevan pankkitilin (esim. 1910 Pankkitili) arvoon sentilleen.

Mikäli kirjanpidossa oleva summa eroaa pankkitilillä olevasta summasta, on tapahtumien syötössä tullut virhe. Virhettä kannattaa lähteä etsimään esimerkiksi niin, että ensimmäisenä tarkistaa tiliotteen alkusaldon täsmäävyyden kirjanpidon arvoon. Tämän jälkeen tiliotteelta voi löytyä välisaldoja tietyiltä päiviltä (esim. kuun puolen välin tiennoilta) ja sitä kautta voi virheellistä tapahtumaa yrittää etsiä. Jos tiliotteella ei ole paljon tapahtumia, helpoin tapa on kuitenkin käydä jokainen tapahtuma uudelleen läpi ja katsoa, että tapahtuman summa on syötetty kirjanpitoon oikein.

Step 4: Raportit ja raportointi

Tärkein raportti edellä mainittuja välicheckejä varten on Tase-raportti tilierittelyineen. Taseesta löytyy myös Pankkitilien arvot. Tase on ote tietyltä ajanhetkeltä (esim. 31.12.2021) ja se näyttää arvot, jotka ovat tileillä juuri silloin kyseisen päivän tapahtumien syöttämisen jälkeen. Tämän takia Taseen avulla on hyvä yrittää etsiä virheitä esimerkiksi pankkitilin tapahtumien syötössä.

Tuloslaskelma taas on ote tietyltä aikaväliltä (esim. 1.12. – 31.12.2021) ja se näyttää Tuloslaskelman tilien arvot tuolla aikavälillä. Tuloslaskelman tarkastelu antaa hyvän lähtökohdan liiketoimintasi kehittymisen seuraamiseen. Lisäksi nocfossa voit luoda vertailukausia, joten voit hyvin vertailla esim. Joulukuun ja Marraskuun Tuloslaskelman arvoja (kuten Liikevaihtoa ja Liiketulosta) ja sitä kautta saada käsitystä siitä mihin yrityksesi liiketoiminta on menossa.

Step 5: Tilinpäätöskirjaukset

Tilikauden päättyessä on aika muuttaa maksuperusteiset kirjaukset suoriteperusteiseksi. Tämä tarkoittaa sitä, että maksupäivän sijaan kulun kirjaamisen perusteena on tuotteen, palvelun tai muun suoritteen vastaanottaminen tai tulon kirjaamisen perusteena on vastaavasti suoritteen luovuttaminen.

Tilikausi on normaalisti 12 kuukauden pituinen ja usein se on sama kuin kalenterivuosi eli 1.1. – 31.12. Suoriteperusteiseksi kirjanpidon muuttaminen tarkoittaa siis käytännössä sitä, että jo esim. joulukuussa 2020 tapahtuneet liiketapahtumat, jotka on kuitenkin maksettu vasta tammikuussa 2021, tulee kirjata vuoden 2020 tilikauden kirjanpitoon.

Esimerkiksi joulukuun 2020 sähkölasku tulee usein maksettavaksi vasta tammikuussa tai jopa helmikuussa 2021. Sähkö on kuitenkin käytetty jo joulukuussa 2020, joten suoriteperusteisesti kirjatessa kuuluu se edelliselle tilikaudelle. Tällöin Sähkö ja Kaasu tililtä kirjataan sähkölaskun summa Ostovelkoihin esimerkiksi päivämäärällä 31.12.2020.

Myyntitapahtumassa esimerkkinä voi olla tuotteen myynti ja tuotteen luovutus samalla hetkellä joulukuussa 2020, mutta myyntilasku erääntyy maksettavaksi vasta tammikuussa 2021. Tällöin avoin myyntisaaminen kirjataan Myynniksi vuodelle 2020 sekä Taseeseen Myyntisaamiseksi.

Kun rahat ajallaan tulevat/lähtevät tililtä, tehdään kirjaus niin, että Pankkitililtä lähtee/tulee rahaa ja tällöin vastakirjaus Ostovelat/Myyntisaamiset tilille, mikä kumoaa edellisen tilikauden puolella tehdyn kirjauksen.

Step 6: Tilikauden sulkeminen ja viimeistely

Ennen tilikauden sulkemista pitää välicheckkien lisäksi tarkistaa, että kaikki tapahtumat ovat syötetty kirjanpitoon ja että jokaisella tapahtumalla on tallessa oleva kuitti/lasku/tosite. Mikäli Taseessa on varoja, joille voi tehdä Poistokirjauksia, tulee ne tehdä myös ennen tilikauden sulkemista.

Kun kirjanpito on koko tilikauden ajalta tarkastettu ja todettu paikkaansa pitäväksi, voidaan tilikausi sulkea ja laatia siitä tilinpäätös. Tilinpäätöksen avulla raportoidaan yrityksen taloudellinen tilanne ulkoisille sidosryhmille, kuten esim. yleensä Verottajalle ja PRH:lle. Omaverossa voi suoraan syöttää yrityksen tilikauden tiedot Tuloveron laskemista varten sekä samalla lähettää tilinpäätöksensä PRH:lle (jos tarvii).

Hyödyllisiä linkkejä

Maksuperusteisen kirjanpidon rajat: Vero.fi

Yhdenkertainen ja kahdenkertainen kirjanpito: Vero.fi