Käyttäjien hallinta ja käyttöoikeudet

Kirjoittanut Teemu Mankinen

Viimeksi päivitetty 9 päivää sitten

Käyttäjien hallinta löytyy kohdasta Asetukset → Käyttäjien hallinta. Täältä näet kaikki yrityksen käyttäjät ja voit kutsua uusia sekä hallita käyttöoikeuksia.

Käyttöoikeudet määritellään osa-alueittain. Jokaiselle osa-alueelle (kirjanpito, tilit, tiedostot, laskutus, kontaktit, raportointi) voidaan antaa katseluoikeus, muokkausoikeus tai ei oikeutta lainkaan. Pelkkä muokkausoikeus sisältää myös katselun samalla osa-alueella.

Uuden käyttäjän kutsuminen

Klikkaa Uusi kutsu ja syötä kutsuttavan sähköpostiosoite. Valitse sen jälkeen käyttöoikeustaso.

Käyttöoikeustasot

Valittavana on neljä valmista tasoa sekä omavalinta:

Pääkäyttäjä — kaikki oikeudet yritykseen. Anna tämä oikeus harkiten.

Lukuoikeus — katseluoikeus kaikkiin osa-alueisiin: kirjanpito, tilit, tiedostot, laskut ja tuotteet, kontaktit sekä raportointi. Ei muokkausoikeuksia. Käyttäjä voi silti ladata raportteja ja kommentoida tapahtumalokissa.

Kirjanpito — oikeus katsella ja muokata kirjanpidon tapahtumia sekä kontakteja, katsella tilejä ja raportointia sekä katsella ja muokata tiedostoja. Sisältää myös oikeuden lisätä tapahtumien liitteitä.

Laskutus — oikeus katsella ja muokata laskuja, tuotteita ja kontakteja.

Omavalinta — voit rakentaa käyttöoikeudet yksittäisistä oikeuksista vapaasti valitsemalla. Jos jotain oikeutta ei ole valittu, käyttäjällä ei ole kyseisen osa-alueen katselu- eikä muokkausoikeutta (tyhjä valinta ei enää tarkoita lukuoikeutta).

Alla kaikki yksittäiset oikeudet:

Oikeus	Kuvaus
Pääkäyttäjä/ylläpito	Kaikki oikeudet yritykseen. Olethan tarkka kenelle annat tämän oikeuden!
Kirjanpidon katselu	Oikeus tarkastella tapahtumia, tositteita, tunnisteita ja liitteitä, mukaan lukien kojelaudan taloudelliset luvut. Ei sisällä oikeutta luoda, muokata tai poistaa mitään.
Kirjanpidon pääkäyttäjä	Kirjanpidon kaikki oikeudet. Oikeus myös muokata kirjanpitoon liittyviä asetuksia, kuten tilin valintaa.
Kirjanpidon muokkaus	Oikeus luoda, muokata ja poistaa kirjanpidon tapahtumia. Oikeus muokata tapahtuman liitteitä sekä ladata uusia liitteitä. Kaikki oikeudet tunnisteille. Ei sisällä oikeutta muuttaa tapahtuman lukitusta.
Kirjanpidon liitteet	Oikeus lisätä liitteitä tapahtumalle ja poistaa liitteitä luonnoksilta. Sisältää myös oikeuden ladata liitteitä, muttei poistaa tai muokata niitä.
Tilien katselu	Oikeus tarkastella tilejä, saldoja ja saldoennusteita.
Tilien muokkaus	Oikeus muokata, luoda ja poistaa tilejä.
Tiedostojen katselu	Oikeus tarkastella ja ladata tiedostoja.
Tiedostojen muokkaus	Oikeus lisätä, muokata ja poistaa tiedostoja.
Laskujen ja tuotteiden katselu	Oikeus tarkastella myyntilaskuja, ostolaskuja ja tuotteita.
Laskutuksen pääkäyttäjä	Kaikki laskuihin liittyvät toiminnot sekä verkkolaskutuksen käyttöönotto sekä poisto.
Laskujen ja tuotteiden muokkaus	Oikeus luoda, muokata ja poistaa myyntilaskuja, ostolaskuja ja tuotteita. Sisältää oikeuden ladata liitteitä, muttei muokata tai poistaa niitä.
Kontaktien katselu	Oikeus tarkastella kontakteja.
Kontaktien muokkaus	Oikeus luoda, muokata ja poistaa kontakteja. Tapahtumaa hyväksyttäessä automaattiset kontaktin luomiset eivät kuulu tämän rajoitteen alle.
Raportoinnin katselu	Oikeus tarkastella ALV- ja tilikausia sekä raportteja.
Raportoinnin pääkäyttäjä	Oikeus luoda, muokata ja poistaa ALV- sekä tilikausia. Käyttäjä voi myös muokata raportoinnin asetuksia, kuten hakea Verohallinnon varmenteen.
Raportoinnin muokkaus	Oikeus luoda, muokata ja poistaa ALV- sekä tilikausia.
Palkat	Käyttäjä voi käyttää palkkoja.
Yhteydet	Oikeus luoda ja poistaa integraatioita kuten pankki- tai Holvi-yhteys.

Jos käyttäjä ei näe jotain sivua

Jos käyttäjä ei pääse johonkin osa-alueeseen (esim. raportit, kontaktit tai kirjanpito), tarkista hänen käyttöoikeudet kohdasta Asetukset → Käyttäjien hallinta.

Anna tarvittava katseluoikeus kyseiseen osa-alueeseen, tai
valitse valmis taso Lukuoikeus, jos käyttäjän tulee nähdä kaikki osa-alueet ilman muokkausta.

Muokkausoikeus samaan osa-alueeseen riittää myös katseluun. Eri osa-alueiden oikeudet eivät korvaa toisiaan: esimerkiksi pelkkä laskutusoikeus ei anna näkyvyyttä kirjanpitoon tai raportteihin.

Käyttäjän muokkaaminen ja poistaminen

Olemassa olevan käyttäjän käyttöoikeuksia voi muokata kynäkuvakkeesta. Käyttäjän voi poistaa roskakori-kuvakkeesta.